Classées dans la sous-série 4 E, les minutes notariales renferment contrats de mariage, testaments, actes de succession, inventaires après décès. Elles sont librement consultables après 75 ans ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref, qu’elles soient conservées chez les notaires ou versées aux Archives départementales.
Le versement des minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels est régi par les dispositions du décret n°79-1037 du 3 décembre 1979, modifié par le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009. Le délai pendant lequel les notaires doivent désormais assurer la conservation de leurs minutes et répertoires est fixé à 75 ans (art.17).
Cependant, les Archives départementales de la Sarthe ne conservent encore principalement que des minutes centenaires. La récente et forte réduction du délai de conservation des actes notariés par les notaires ne permet pas en effet à ce jour aux Archives départementales de pouvoir faire face à un tel afflux massif des versements, qui devront être étalés dans le temps.
Concernant les recherches, la difficulté est de savoir quel notaire a reçu les actes dressés par la famille. Si on l'ignore, celles-ci ne peuvent être que longues et hasardeuses. On peut égalementretrouver un acte en recourant à la documentation des formalités du contrôle et de l'enregistrement des actes.
Voici quelques orientations de recherche en fonction de la nature des informations dont vous disposez :
Exemple : inventaire après décès du sieur Livet, passé devant maître Delorme, notaire à Ecommoy le 24 novembre 1847.
Il existe un fichier alphabétique des notaires ayant exercé dans le département tenu à jour jusqu'au début du XX s. Ceux dont les minutes et répertoires sont conservés aux Archives ont leur fiche affectée d'une référence à la sous-série dans laquelle ils ont été classés (4 E et un numéro d'ordre). Il faut ensuite consulter l'instrument de recherche correspondant à cette sous-série, qui décrit l'ensemble des minutes versées et donne la cote précise de l'article où est conservé l'acte recherché.
En suivant cette démarche, on trouve que l'inventaire après décès du sieur Livet est conservé sous la cote 4 E 2/248 : 4 E 2 étant la sous-série d'archives dans laquelle ont été classées les minutes de l'étude d'Ecommoy où maître Delorme a exercé, retrouvé à partir du fichier alphabétique des notaires, 248 le numéro de la liasse correspondant à la fourchette chronologique qui comprend l'année 1847, retrouvée à partir de l'instrument de recherche correspondant à la sous-série 4 E 2.
Plus simplement, vous pouvez, en salle de lecture, interroger la base de données des répertoires et minutes conservés aux Archives. Elle vous renverra à l'instrument de recherche de la sous-série (4 E) correspondante.
Cliquez sur le relevé ci-après pour plus d'informations
Exemple : contrat de mariage de François Garnier et de Marie Chappeau en date du 25 novembre 1766 passé devant un notaire de Laigné-en-Belin.
Il existe un fichier alphabétique des lieux de résidence, qui rassemble les notaires y ayant exercé et dont les minutes et répertoires sont conservés aux Archives. Ils sont classés, au sein de chaque résidence, soit dans l'ordre chronologique de leur exercice, soit dans l'ordre alphabétique de leur nom. Chaque fiche comporte la référence à la sous-série dans laquelle les minutes et répertoires ont été classés (4 E et un numéro d'ordre). Il faut ensuite consulter l'instrument de recherche correspondant à cette sous-série, qui décrit l'ensemble des minutes versées et donne la cote précise de l'article où est conservé l'acte recherché. Il peut arriver que plusieurs notaires aient exercé simultanément dans une même résidence : la recherche portera alors sur les minutes des ces études.
En suivant cette démarche, on trouve que le contrat de mariage Garnier / Chappeau est conservé sous la cote 4 E 1/46 : 4 E 1 étant la sous-série d'archives dans laquelle ont été classées les minutes de l'étude de Laigné-en-Belin, retrouvé à partir du fichier alphabétique des lieux de résidence des notaires, 46 le numéro de la liasse correspondant à la fourchette chronologique qui comprend l'année 1766, retrouvée à partir de l'instrument de recherche correspondant à la sous-série 4 E 1.
Exemple : l'acte de vente de la propriété des époux Ravault aux époux Chevé, passé selon toute vraisemblance à La Flèche, entre 1845 et 1865.
Il faut procéder comme ci-dessus pour retrouver dans quelle(s) sous-série(s) les minutes du ou des notaire(s) ayant exercé à la résidence et aux dates considérées ont été classées.
Une fois cette étape franchie, vous avez le choix entre trois solutions :
Ainsi, pour l'exemple choisi, il faudrait soit :
Exemple : la vente d'un bien situé au Lude
La seule solution pratique est de passer par la documentation du contrôle des actes pour la période antérieure à 1790 et celle de l'administration de l'enregistrement des actes pour la période postérieure à 1790.
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