Dressées pour la commodité du travail des bureaux de contrôle des actes et de l'enregistrement, afin de retrouver plus facilement les actes, les tables offrent aujourd’hui encore, chaque fois qu’elles existent, la clef d’une recherche rapide. Elles sont toutefois peu nombreuses au début du XVIIIe siècle. Elles se présentent sous la forme de registres.
A l’intérieur des tables, que ce soit avant ou après 1790, le classement alphabétique est la règle, mais il n’est pas strict : il s’agit plutôt d’un regroupement par initiale, les inscriptions apparaissant pour chaque lettre dans l’ordre chronologique des actes ou de l’enregistrement des actes. Souvent le nombre de feuillets réservés au départ d’une lettre était insuffisant, le commis a alors continué ses inscriptions sur d’autres pages auxquelles il renvoyait au bas de la dernière initialement affectée à la lettre en question. Quelquefois aussi, lorsque la place était épuisée pour quelques lettres, on ouvrait une autre table tout en continuant d’utiliser l’ancienne pour les pages où il restait encore de la place disponible : cette pratique explique certains chevauchements dans les dates extrêmes.
Leur objet est de relever les noms des contractants selon les types d’actes pour donner accès aux registres de formalités.
A partir de 1790, la nature des tables varie dans le temps. On peut distinguer cependant trois périodes dans leur évolution :
La plupart des tables sont des tables principales, dans lesquelles on trouve les informations recherchées. Il a aussi existé des tables de renvoi, qui renvoient aux numéros de volumes, pages et articles de la table principale. C’est le cas des tables des acquéreurs et des vendeurs (jusqu’en 1824 les tables des acquéreurs renvoient aux tables des vendeurs, à partir de 1825, c’est le processus inverse), et des tables des copartageants qui renvoient aux tables des partages.
Toutes les tables font mention du nom des notaires ou des officiers publics qui ont reçu les actes, ainsi que de la date précise de ces derniers. Ces indications ne figurent pas toutefois dans les tables des successions acquittées, des sépultures ou décès et des successions et absences, dressées pour l’usage interne de l’enregistrement ou destinées à recevoir la mention des décès survenus dans le ressort d’un bureau. Elles ne figurent pas, évidemment, dans les tables de renvoi (copartageants, et, suivant les époques, vendeurs et acquéreurs). Les tables des baux écrits, quant à elles, portent le nom du notaire qui a reçu le bail (ou, éventuellement, la mention S[ous] S[eing] P[rivé]), mais pas la date de l’acte.
Il y a lieu de noter que les noms à particule sont classés, le plus souvent, à la lettre D, et que ceux des femmes mariées sont à chercher au nom de jeune fille.
Les tables sur registres sont supprimées à compter du 1er janvier 1866 et remplacées par un répertoire général sur fiches, auquel on accède par un fichier mobile.
